Фабриката за закуски

Основите на производството: справяне със закуска (или с висшист, или с компилатор, или с осъден престъпник…)

Триминутното яйце

За да разберете принципите на производство, представете си, че сте сервитьор, какъвто аз бях за кратко през годините в колежа, и задачата ви е да сервирате закуска, състояща се от варено три минути рохко яйце, печена филийка с масло и кафе. Вашата работа е да приготвите и сервирате трите неща едновременно, като всичко е съвсем прясно и горещо.

Представената задача обхваща основните изисквания на производството. А те са да се създадат и доставят продукти в отговор на исканията на клиента според планиран график, с приемливо ниво на качество и на най-ниска възможна цена.

Според устава на производителя той не може да достави на клиента каквото желае и когато го желае, защото това би изисквало безграничен капацитет на производство или еквивалента му – много голям инвентар, готов за доставяне. В нашия пример клиентът би могъл да желае в мига, щом седне, да го очаква идеалното, варено точно три минути яйце с топла печена филийка с масло и димящо кафе. За да удовлетворите подобно очакване, трябва или да разполагате с бездействаща кухня, готова да реагира в мига, щом клиентът се появи, или да имате готов за консумация запас от идеално сварени яйца, горещи печени филийки с масло и кафе. Никое от двете не е практично.

Вместо това производителят трябва да поеме отговорността да достави стоката във времето, в което се е ангажирал да го изпълни – в този случай по подразбиране пет или десет минути, след като клиентът се появи в закусвалнята ни. И трябва да приготвим закуската при себестойност, която ни позволява да я продадем на конкурентна цена и все пак да получим приемлива печалба. Как ще постигнем това по най-интелигентния възможен начин? Започваме, като оглеждаме производствения ни поток.

Първото нещо, което се налага да предприемем, е да установим стъпката в потока, която ще определи цялостната форма на процеса, ще я наречем лимитираща стъпка. Проблемът тук е прост: коя от съставките в закуската отнема най-дълго време да бъде приготвена? Понеже кафето вече се вари в кухнята и филийката отнема само минута, отговорът очевидно е яйцето, така че би трябвало да планираме цялата задача около времето, нужно за сваряването му. Този компонент не само отнема най-дълго време, но също така за повечето клиенти яйцето е най-важният елемент от закуската.

За да проведете процеса, считано назад от сервирането, ще се наложи да изчислите времето, нужно за приготовление на трите компонента, така че да се уверите, че ще са готови едновременно. Първо трябва да отделите време да наредите подноса. След това трябва да извадите филийката от тостера и да сипете кафето от каната, както и да извадите яйцето от врящата вода. Прибавянето на това време към минутите, нужни за сваряването на яйцето, определя продължителността на целия процес – наричан на производствен жаргон пълен производствен цикъл.

Сега стигате до печената филийка. Като използвате времето за приготвянето на яйцето като основа, трябва да предвидите време да изпечете филийката. И накрая използвайте времето за филийката като основа, за да определите кога да сипете кафето.

Ключовата идея е, че формираме производствения си поток, като започваме с най-продължителната (или най-трудната, или свързаната с най-много прецизност, или най-скъпата) стъпка и се движим отзад напред. Обърнете внимание кога започват и свършват трите стъпки. Планираме потока си около стъпката, имаща най-критично значение – времето, изисквано да се свари яйцето, и наместваме всички останали стъпки в зависимост от индивидуалния им цялостен производствен процес; отново на производствен жаргон отместваме ги едно спрямо друго.

Идеята за лимитиращата стъпка има много широка приложимост. Да вземем за пример необходимостта да наемем току-що дипломирали се специалисти на работа в „Интел“. Определени наши мениджъри посещават колежите, интервюират някои от студентите последна година и канят най-обещаващите кандидати да посетят компанията. Поемаме разходите по пътуването им, които може да са значителни. По време на посещението студентите са интервюирани по-подробно от други мениджъри и специалисти. След съответно обмисляне на тези от тях, чиито умения и способности отговарят най-точно на нуждите ни, е предложено назначение и онези, които приемат, в крайна сметка идват да работят в компанията.

За да приложите основния принцип на производство, трябва да организирате поредицата около най-скъпия елемент, който благодарение на пътните разходи и времето, отделено от мениджърите на „Интел“, е пътуването на студентите до фирмата. За да минимизираме използването на тази стъпка при всяка кампания на наемане, очевидно трябва да увеличим съотношението между приети предложения и кандидати, поканени да посетят фирмата, което правим посредством телефонни интервюта с цел да се запознаем с хората, преди
да отправим поканите. Тази техника спестява пари и следователно увеличава пропорцията на отправени оферти спрямо посещение на място.

Принципът на отместване във времето също присъства тук. Като тръгва назад от времето, когато студентите ще се дипломират, работодателят вмества различни необходими стъпки, за да отвори време за всичко – интервюта в колежа, телефонно прослушване, посещение на фирмата – нужно да се случи в подходящия момент през месеците, предхождащи дипломирането.

Производствени операции

Зад приготовлението на нашата закуска се крият други производствени принципи. В създаването є откриваме присъствието на три фундаментални типа производствени операции: производствена обработка, дейност, която променя материала физически или химически, както варенето променя едно яйце; съчетаване, при което компонентите са събирани в едно, за да оформят нова единица, както яйцето, печената филийка и кафето в комбинация дават закуска; и тестване, което подлага компонентите или цялото на изследване на техните характеристики. Съществуват например визуални тестове, провеждани на различни етапи от процеса на приготвяне на закуска: можете да видите, че кафето изпуска пара и че филийката е покафеняла.

Операциите по обработка, съчетаване и тестване могат лесно да бъдат приложени при много различни видове производствена работа. Да вземем за пример обучението на екип продавачи да пласират нов артикул. Трите вида производствени операции могат лесно да бъдат идентифицирани. Конвертирането на големи количества необработени данни за стоката в имащи смисъл стратегии за продажби е стъпката, трансформираща данните в стратегии. Комбинирането на различните продажбени стратегии в кохерентна програма може да бъде сравнено със стъпката на съчетаване. Тук подходящите стратегии за продажба на артикула и съществените пазарни данни (като конкурентно ценообразуване и наличност) са сливани в цялостна презентация в съчетание с неща като брошури, листовки и флипчартове. Тестването се явява под формата на презентация „на сухо“, осъществявана пред подбрана група продавачи и мениджъри. Ако пробата на сухо не издържи теста, материалът трябва да бъде „преработен“ (друга добре установена производствена концепция) съобразно с притесненията и възраженията на участвалите в тестването.

Създаването на „компилатора“, основна част на компютърния софтуер, също демонстрира етапите обработка, съставяне и тестване. Компютърът разбира и използва инструкции от човек само ако получава тези инструкции на собствения си език. Компилаторът е преводач, който прави компютъра способен да превежда материала на своя език с правила и фрази, наподобяващи английски. Благодарение на компилатора програмистът
може да мисли повече или по-малко като човешко същество, вместо да му се налага да се адаптира към начина, по който компютърът обработва информация. Задачата да накараш машина да интерпретира и превежда по този начин очевидно е нещо огромно; следователно създаването на компилатора изисква усърдни усилия от страна на умели и надарени софтуерни инженери. Усилията обаче са оправдани заради опростяването на употребата на компютъра, която ще предоставят.

При всички случаи създаването на отделните части, от които е изграден компилаторът, представлява серия от обработващи стъпки. На базата на спесификации и основно проектно ноу-хау се генерират действителни работещи елементи от софтуера. След това всяка част е подлагана на индивидуална операция, наричана „тестване на единица“. Ако някоя се провали, дефектният сегмент софтуер се връща към работната фаза за „преработка“. След като всички части преминат успешно съответния индивидуален тест, биват съчетавани, за да оформят компилатора. Тогава, разбира се, се провежда „системно тестване“ на завършения продукт, преди той да бъде изпратен на клиента. В тази задача са използвани активно отмествания във времето. Тъй като периодът на цялостните цикли на различните инженерни стъпки е ясно установен, моментът на
завършване на различните части от софтуера може да бъде калкулиран и организиран предварително.

Приготвянето на закуска, наемането на нови кадри, обучаването на продавачи и компютърният дизайн са крайно различни едно от друго, но всички те пораждат в общи линии сходен поток от дейности, за да се достигне до конкретен резултат.

Няколко усложнения

Както знаете, истинският живот е пълен с храсталаци и шубраци. На схематична графика дейностите ни по приготовление на закуската приемат качество на безграничност, което означава, че на никого не се налага да чака за свободен тостер или за тенджера, в която да свари яйцето. Но такъв идеален свят не съществува. Какво ще стане, ако се наложи да стоите на опашка от сервитьори, за да чакате реда си да използвате тостера?
Ако не настроите производствения си поток така, че да се съобрази с опашката, вместо три минути яйцето ви като нищо може да се вари шест. Значи ограниченият капацитет на тостера означава, че се налага да реорганизирате работния си поток около нова лимитираща стъпка. Яйцето все така определя цялостното качество на закуската, но отместването във времето трябва да бъде пренастроено.

Как ще се отрази промяната в производствения поток на нашия модел? Като тръгнем назад от момента на сервиране на закуската, да видим как е повлияно приготовлението й. Цикълът на яйцето остава същият. Но ограниченият капацитет на тостера предизвиква сериозна разлика.

Сега трябва да вземете предвид момента на сервиране на филийката и чакането за свободен тостер. Това означава, че целият производствен процес трябва да започне различно. Капацитетът на тостера се превръща в лимитираща стъпка и вършеното от вас трябва да бъде преработено съобразно с нея.

Сега нека усложним нещата още малко. Какво се случва, ако стоите блокирани на опашката за тостера, а вече е време да започнете да варите яйцето? Привидно дилемата ви е неразрешима, но всъщност не е. Ако ръководите ресторант, бихте могли да съставите персонал от специалисти, като наемете човек за варене на яйца, човек за печене на филийки, човек за наливане на кафе и един човек, който да контролира процеса. Но това, разбира се, води до огромно пренаселване и вероятно повишава цената прекалено много, че изобщо да се разглежда.

Ако бяхте сервитьор, бихте могли да помолите друг сервитьор от опашката да ви помогне – да сложи филийката в тостера, докато вие изтичате да сложите яйцето да се вари. Но когато се налага да разчитате на друг, става по-вероятно резултатите да не са така предвидими. Като мениджър бихте могли да добавите още един тостер, но това се превръща в скъпа добавка от капиталово оборудване. Бихте могли да накарате тостера да работи постоянно и да си осигурите запас от горещи филийки, като изхвърляте онова, което не влезе в употреба, но винаги да имате незабавен достъп до необходимото ви. Това означава прахосване, което също би могло да оскъпи процеса. Но поне сте наясно, че съществуват алтернативи: капацитетът на оборудването, човешката сила и наличните продукти могат да бъдат заменяни едни с други и после да се постигне баланс по отношение на времето за сервиране.

Понеже всяка алтернатива струва пари, вашата задача е да откриете най-ефективния в ценово отношение начин, за да разгърнете ресурсите си – ключът към оптимизиране на всякакъв вид производствена дейност. Имайте предвид, че в тази и други подобни ситуации съществува правилен отговор, такъв, който може да ви предостави най-точно време за сервиране и качество на продукта на най-ниска възможна цена. За да
откриете този верен отговор, се налага да си изградите ясна представа за замените между отделните фактори – човешка сила, капацитет и налично оборудване, – и вземате по-малко, предвид количествения набор от отношения. Сигурно няма да използвате секундомер, за да осъществите анализ на ефективността на човека зад тостера; нито ще калкулирате точната разлика между цената на тостера и добавения капацитет на тостера по математически пътища. Важен е мисловният процес, през който се налагате да преминете, за да разберете връзката между отделните аспекти на вашия производствен процес.

Нека отведем нашия пример една крачка по-далече и да превърнем бизнеса си в операция по подготовка на закуска с голям обем. Първо, купувате си уред за варене на яйца, който ще произвежда постоянно захранване с идеално сварени яйца. Ще изглежда по подобие на посоченото в по-долната фигура.

Вземете предвид, че сега нашият бизнес предполага голяма и предвидима нужда от варени три минути яйца; не може с лекота да предложи яйца, варени четири минути, защото автоматизираното оборудване не предлага много гъвкавост.
Второ, приравнявате продукцията на уреда за варене на яйца с тази на перманентния тостер, като специализирани служители зареждат и поемат готовия продукт. Сега сме превърнали нещата в перманентна операция на цената на гъвкавост и вече не сме в състояние да приготвим поръчката на всеки клиент точно когато и както я иска. Значи на нашите клиенти ще се наложи да пренастроят очакванията, ако искат да се насладят на облагите от новия ни режим: по-ниска цена и по-предсказуемо качество на продукцията.

Но постоянната дейност не означава автоматично по-ниска цена и по-високо качество. Какво би станало, ако температурата на водата в уреда за перманентно варене на яйца тихомълком изгуби функционалната си спесификация?

Целият съгласуван процес – всички яйца в контейнера – и произвежданото от уреда от момента, в който температурата се е покачила или понижила, до момента, в който е открита неизправността, стават неизползваеми. Печените филийки също са изгубени, защото нямате яйца, с които да ги сервирате.
Как минимизирате риска от подобни аварии? Изпълнението на функционален тест е един начин. От време на време чупите излязло от машината яйце и проверявате качеството му. Но ще ви се наложи да изхвърлите провереното яйце. Вторият начин включва текуща инспекция, която може да има много форми. Можете например просто да пъхнете термометър във водата, така че водата да бъде проверявана лесно и често. За да избегнете да ви се налага да плащате на някого да следи термометъра, бихте могли да добавите електронно устройство, което да задейства аларма всеки път, щом температурата се промени с градус или два. Смисълът е, че винаги, щом е възможно, би трябвало да избирате аналитичен тест вместо такъв, който унищожава продукция.

Какво друго може да се обърка с нашия уред за варене на яйца? Яйцата, които влизат в него, може да са пукнати или развалени или може да са прекалено големи или прекалено малки, което ще окаже влияние върху това колко бързо ще са готови. За да избегнете подобни проблеми, ще е добре да преглеждате яйцата в момента на приемане, нещо, наречено входяща инспекция или инспекция при получаване. Ако яйцата са неприемливи по някакъв начин, ще се наложи да ги върнете и това ще ви остави без яйца. Сега ще трябва да затворите.

За да избегнете това, нужен ви е запас от сурови продукти. Но колко голям трябва да е той? Принципът в този случай е, че трябва да разполагате с достатъчно да покрие консумацията за времето, нужно ви да заместите суровите си продукти. Това означава, че ако доставчикът ви на яйца ви снабдява веднъж дневно, ще е добре да държите като запас броя яйца, нужни ви за един ден, за да се застраховате. Но помнете, запасът струва пари, така че ще се наложи да претеглите предимствата на съхраняването на еднодневен запас срещу цената. Освен цената на суровата стока и вложените пари също така трябва да се опитате да отчетете възможностите, изложени на риск: какво ще се случи, ако затворите за ден? Колко клиентите ще изгубите? Колко ще струва да ги привлечете обратно? Тези въпроси очертават възможностите, подлежащи на риск.

Добавяне на стойност

Всички производствени потоци притежават основни характеристики: материалът придобива по-висока стойност, докато се придвижва през процеса. Вареното яйце има по-висока стойност от суровото, сглобената закуска има по-висока стойност от съставните си части и накрая закуска, поставена пред клиента, има още по-висока стойност. Последното носи възприеманата стойност, която клиентът асоциира със заведението – спрял е на паркинга, след като е видял табелата „По-добрата закуска на Анди“. По подобен начин завършен компилатор е по-ценен от съставните части на семантични анализи, генериране на кодове и времетраенето на програми, както и дипломиран специалист, на когото сме готови да връчим оферта за назначение, е по-ценен за нас, отколкото студент, когото срещаме в университета за пръв път.

Общо правило, което винаги трябва да се опитваме да вземем под внимание, е да засичаме и решаваме проблемите в производствения процес на етап с възможно най-ниска стойност. Следователно трябва да открием и върнем разваленото яйце в момента, когато снабдителят ни го доставя, а не да допуснем да го открие клиент. Сходно с това, ако сме в състояние да разберем, че не искаме този кандидат още при посещението в колежа вместо по време на посещението му във фирмата, спестяваме си разходите по пътуването му и както неговото време, така и това на интервюиращите. Също така би трябвало да се опитаме да открием проблеми в работата при единичното тестване на частите, съставящи компилатора вместо по време на тестването на готовия продукт.

И накрая, с риск да бъда сметнат за коравосърдечен, да разгледаме криминалната правосъдна система, все едно е производствен процес, целящ да открие престъпниците и да ги прати в затвора. Производството започва, когато на полицията бъде съобщено за престъпление и полицията реагира. В много случаи, след като бъдат зададени съответните въпроси, не се предприема нищо повече. При тези престъпления, с които полицията може да се заеме, втората стъпка е допълнително разследване. Но често се свършва дотук поради липса на доказателства, оттегляне на оплакването и други причини. Ако нещата продължат до следващо ниво – заподозрян е арестуван и от полицията се опитват да открият свидетели и да изградят случай с надеждата да се стигне до повдигане на обвинение. И отново често повдигането на обвинение не довежда до нищо, защото доказателствата са непълни. За случаите, които продължават напред, следващият етап е съдебен процес. Понякога заподозреният е оправдаван; понякога делото се прекратява. Но когато бъде установено наличието на вина, процесът се придвижва към обявяване на присъда и обжалване. Понякога човекът, обявен за виновен в престъпление, получава условна присъда и пробация, а друг път печели при обжалването. За малкия брой останали финалният етап е затвор.

Ако направим аргументирано предположение за процента придвижващи се напред за всеки отделен етап и разходите, свързани с тях, стигаме до смайващи заключения. Ако съберем цената на усилията, хвърлени в доказването на вина, и я отредим само за онези престъпници, които свършват в затвора, ще установим, че цената на една присъда излиза над един милион долара – абсолютно зашеметяваща сума. Разбира се, цифрата е толкова голяма, защото само много малък процент от потока заподозрени преминава през целия процес.

Всеки знае, че затворите са претъпкани и много престъпници в крайна сметка излежават по-кратки присъди или никакви, защото килиите не достигат. Значи имаме ужасно скъпи резултати от подмяна, което е в разрез с най-важния принцип на производство. Лимитиращата стъпка тук очевидно трябва да бъде достигането до присъда. Разходите за построяване на една килия са 80 хиляди долара. Това, плюс 10 или 20 хиляди долара разходи да държим човека в затвора за една година, е по-малка сума в сравнение с единия милион долара, изисквани да се достигне до присъда. Да не вкараш в затвора престъпник, в когото обществото е инвестирало един милион долара, поради липсата на 80 хиляди долара, очевидно погазва инвестираното от обществото в криминалната правосъдна система. И това се случва, защото допускаме погрешна стъпка
(наличността на килии) да лимитира цялостния процес.